Infokooste hallituksen kokouksista
Seuran hallitus päätti kokouksessaan 15.5.2024, hyväksymällä Toimintakäsikirjan luonnos-version, että kokouksista tehdään lyhyt kooste nettisivuiille. Täten kaikki seuran jäsenet saavat tuntumaa siihen, että mitä seuran hallitus nyt oikein päättää / tekee.
Nyt olemme olemme testivaiheessa!
Ensi alkuun tiedoksesi hallituksen loppuvuoden kokousajankohdat. Jos sinulla on asiaa, jonka haluat tuoda hallitukselle tietoon ja käsittelyyn, lähetä esim. viestiä sähköpostilla: sihteeri@nicksdancing.fi
Loppuvuoden kokousajat: 21.8. ke / 24.9.ti / 16.10. ke / 19.11. ti / lisäksi sovittiin; Vuosikokous+arvot keskustelu 28.11. to.
Tarvittaessa hallitus kokoontuu nopeallakin aikataululla, Teamsin välityksellä.
Kooste seuran hallituksen kokouksesta 9/2024 24.9.2024:
1. Hyväksyttiin edellisen kokouksen 8/2024 pöytäkirja ja sähköpostikokousten pöytäkirjat 8,a, b ja c.
2. Talousasiat lyhyesti. Suunnitellulla toteuman tasolla.
3. Hyväksytään uudet jäsenet. Otettiin 12 uutta jäsentä.
4. Syksyn tanssikurssit ja tanssikalenterit
i. lyhyt kooste kursseista ja perumisistakin.
ii. Kokonaisuus hyvällä tasolla. Haasteita vak/lat tanssissa. Nyt peruttuna Boogie woogie juniorit ja rivitanssi
5. 14.12.2024 kilpailujen organisointia
a. CHT mukaan kahvioon.
b. hinnat huomioiden syyskauden muut kisat
c. extrana +75 sarja
d. pj ja siht huolehtivat kutsun liiton kalenteriin.
6. Syysvuosikokous ja seuran arvot. Torstaina 28.11. klo 18.30 Nicksin salilla. Arvot work-shop, kuka vetää?
a. ensin arvot käsitellen ja sitten vuosikokous.
7. Keskustelu ja toimenpiteet osa-aikaisen toiminnanjohtajan pestin jatkamisesta.
a. OKM haut ja muut haut selvitetään
b. Laskelma tunneista ja kustannuksesta.
i. pj ja siht. alustaa seuraavaan kokoukseen.
8. Moveo eli LAB ja LUT opiskelija yhteistyö salsan kanssa.
a. Päätettiin käynnistää pilottijakso.
11. PHLU:n koulutukset, ja kuinka seura kustantaa ne.
a. seurakurssit, 3 kpl (hallinto, talous, verotus)
b. hätäensiapukurssi
c. järjestyksenvalvojakurssi
i. Seura huolehtii kustannuksista, kun ilmoittautuminen sovitaan seuran/pj/siht kanssa. Suuremmista (yli 100 euron) maksuista tehdään sitoutumissopimus osallistujan ja seuran välille.
9. Tarkennetaan aiempaa: Varattu/Yksäri/treeni/vapaaharjoittelu varaukset kalentereissa - mitä mikin tarkoittaa?
a. 2201 Bettina tai VARATTU Bettina tai Selkeä seuran tanssitunnin nimi
= tila varattu, ei vapaata harjoittelua
b. Treeni Bettina
= Tiedoksi; Sali käytettävissä vapaaseen harjoitteluun
c. Yksäri Bettina
= Tiedoksi; Sali käytettävissä vapaaseen harjoitteluun
Merkitykset pyritään saamaan esiin kalenteriin tai vähintään muualle seuran nettisivuilla.
10. Korjataan edellisessä kokouksessa päätettyä käteismaksukäytäntöä, tähän muotoon:
Tavoitteena on edelleen minimoida käteisen käyttöä. Minimaaliset käteiskassat jäävät vielä saleille. Seura suosittelee: maksa yksittäiset salinkäyttömaksut, kirpparimaksut tms. suoraan seuran MobilePay tilille: #77409. Löytyy myös nimihaun kautta – Nicks Dancing. Muista lisätä heti summan jälkeen MobilePay-maksussa lisää viesti -kenttään maksun aihe.
Ohjeistetaan etenkin valmentajia.
Huom. tunteja, joihin ilmoittaudutaan ja maksu suoritetaan Hobin sisällä, EI saa maksaa tällä MobilePay numerolla.
11. Hallituksen seuraavan kokouksen toteaminen: keskiviikko 16.10. klo 18.00
12. Muut mahdolliset asiat
a. jäsenkortin tarve ja mitä sillä saavutetaan? i. sihteeri valmistelee.
13. Kokouksen päättäminen
a. Puheenjohtaja päätti kokouksen 19.30
Kooste seuran hallituksen kokouksesta 8/2024 21.8.2024:
1) Hyväksytään edellisen kokouksen 7/2024 pöytäkirja. Hyväksyttiin.
2) Talousasiat lyhyesti. Suunnitellulla tasolla.
3) Hyväksytään uudet jäsenet
a. erillisen listan mukaan, edellisen kokouksen jälkeen saapuneet jäsenhakemukset.
b. Hyväksyttiin kaikki uudet 22 jäsentä.
4) Syksyn tanssikurssit ja tanssikalenterit
i. kooste toteutuvasta.
ii. Tanssin SuperSunnuntaille 25.8. hallituksen jäsenet ja muut aktiivit enemmän kuin tervetulleita.
5) Todetaan vuodelle 2025 saatu vakio- ja latinalaistanssikilpailu
lau 13.12.2025, senioricupit sisältävät valtakunnalliset kilpailut, 5 lisäluokkaa haettuna
6) 14.12.2024 kilpailujen organisointi, hallituksen kesken
a. rakentaminen ja purku: Henri Kaarnakoski
b. kisapaikalla ilmoittautuminen ja lipunmyynti: Hanna Taina
c. järjestysmiehet, lattianhoito, yleinen siisteys, ea: Jarno Joenkoski
d. kahvio: hygieniapassi?
e. kuvaus, video, some-päivitys:
f. kisojen spiikkeri:
g. musiikinsoitto: Virpille kollega tarvitaan.
h. muut: ?
Sihteeri sopii ja täydentää.
7) Varattu/Yksäri/treeni -merkinnät salikalentereissa - mitä mikin tarkoittaa?
Sihteerin kommentti kokouksen jälkeen: ”Keskustelin jaottelusta Bettinan kanssa, asia sisältää paljon enemmän yksityiskohtia kuin ehkä osasimme ajatella, etenkin Yksäri kenttä. Käsitellään vielä seuraavassa kokouksessa."
8) Päätetään käteiskassoista luopumisesta molemmilla saleilla – yksittäiset salinkäyttömaksut tai esim. tarvikeostos salilta: maksu suoraan seuran - Nicks Dancing ry - MobilePay tilille: #77409. Numeroa ei välttämättä tarvitse muistella, nimihaku toimii myös. Muista: Lisää viesti -kenttään maksun aihe.
a. Päätettiin luopua käteiskassoista. Pohjakassat sihteeri tilittää pankkitilille.
Sihteerin kommentti kokouksen jälkeen: ”Keskustelin tästä Bettinan kanssa, joka pyysi että käteiskassaa ei poisteta. Perusteli asiaa, seuran omilla tunneilla kävijöillä, joista iäkkäimmät maksaa käteisellä.” -> Käsitellään vielä seuraavassa kokouksessa.
9) Sähkösopimus Nicksin salille.
a. Tiedoksi Oomin 2 vuotinen sopimus, jolla nykyhinta yli puolittuu.
10) Lyhyt jatkotarkastelu pysyväisohjeisiin:
i. Talousohjesääntö (sisäinen, hallitukselle)
ii. Vuokraus tai käyttöoikeussopimukset
iii. Näin harrastat tanssisalillamme
iv. Ongelmatilanteiden käsittely saleilla ja seurassa
v. Valmentajasopimukset
vi. Toimintakäsikirjan luonnos
vii. muut?
b. Tarkastelu siirrettiin seuraavaan kokoukseen.
11) Seuran hallituksen yhteinen nettityöpaja edelleen työstössä. Google Workspace. Tiedoksi.
12) Hallituksen seuraavan kokousajankohdan toteaminen: tiistai 24.9.
13) Muut mahdolliset asiat
a. Päijät-Hämeen Tanssialan Tuki:
i. Omat tanssit -katselmus 13.10. Lotilan koulu
Tähän tapahtumaan seura ja hallitus osallistuvat aktiivisesti. Jyrki tiedottaa.
ii. Joulua Odotellessa -näytös 30.11. Vaahterasali.
Tähän tapahtumaan seura ei osallistu isolla työpanoksella, omien kilpailujen läheisyyden vuoksi.
14) Kokouksen päättäminen.
a. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.00.
Kooste seuran hallituksen kokouksesta 7/2024 15.5.2024:
- Talousasiat lyhyesti - Suunnitellusti etenee.
- Hyväksytään uudet jäsenet - hyväksyttiin 2 uutta jäsentä
- Valitaan edustaja Tanssiurheiluliiton ja Kiint. Oy Lahden Toimistokartanon kokouksiin. - valittiin Jyrki Pakkanen
- Syksyn tanssikurssit ja tanssikalenterit – kerrattiin jo varmistuneet tunnit.
- Päätettiin muuttaa syksyn vakio/latin-kilpatanssi E-A tuntien rakennetta vastaamaan paremmin opetusta ja harrastajamääriä - Yhdistetään ja tiivistetään E-A parien treenit tiistaille ja torstaille. Practice säilyy maanantaina.
- Nettisivut kuntoon ja markkinointi - sihteerin vastuulla
- Haetaan vuodelle 2025 vakio- ja latinalaistanssikilpailua tanssiurheiluliiton hakusivun kautta. /sihteeri.
- Tarkastetaan työstetyt materiaalit. Hyväksyttiin seuraavat kirjalliset materiaalit ja sopimuspohjat käyttöön:
i. Vuokraussopimukset, lyhyt ja pitkäaikainen erikseen
ii. Valmentajasopimukset
iii. Näin harrastat tanssisalillamme – ohjeistus tanssisaleille
iv. Toimintakäsikirjan luonnos
a. Käytiin koko luonnos lävitse ja hyväksyttiin se. Versio tallennetaan Luonnos – nimellä nettisivuille, koska tietyt osiot käsitellään vielä erikseen, kuten Arvot.
v. Talousohjesääntö (sisäinen, hallitukselle)
a. pj ja taloudenhoitaja viimeistelee.
vi. Ongelmatilanteiden käsittely saleilla ja seurassa a. Sisältyy toimintakäsikirjaan.